Telefon jest jednym z niezbędnych urządzeń potrzebnych do prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorca za jego pomocą może załatwić dużo spraw związanych z działalnością gospodarczą jak np. szybki kontakt z biurem rachunkowym czy kontrahentem. Jednakże niekiedy pojawia się problem z zakwalifikowaniem czy telefon jest środkiem trwałym czy wyposażeniem.

Księgowanie faktury za telefon

Zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do środków trwałych podlegają majątkowe składniki “stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania: (...) 3) inne przedmioty – o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.” Na podstawie wyżej przedstawionego artykułu można stwierdzić, że jeśli telefon będzie spełniał wyżej wymienione warunki będzie mógł zostać zaliczony do środków trwałych. Więc w takim wypadku prawidłowe będzie ujęcie przez przedsiębiorcę telefonu do ewidencji środków trwałych w wartości początkowej i dokonywanie od tej wartości odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych, które należy księgować w kolumnie 13 “Pozostałe wydatki” w KPiR. Jednakże wartość początkowa telefonu często nie przekracza 3 500 zł, przez co rodzą się pytania jak powinno się ewidencjonować taki zakup. Przedsiębiorca ma do wyboru aż 3 opcje.
  1. wprowadzić środek trwały do ewidencji i poddać amortyzacji,
  2. wprowadzić środek trwały do ewidencji i dokonać jednorazowej amortyzacji w miesiącu oddania do używania albo w miesiącu następnym (art. 22f ust. 3 ustawy o PIT),
  3. wprowadzić telefon bezpośrednio w koszty działalności gospodarczej w miesiącu oddania do używania (art. 22d ust. 1 ustawy o PIT) poprzez ujęcie wydatku w 13 kolumnie w księdze podatkowej.
Jak widać jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na opcję 2 lub 3 koszty tak czy inaczej trafią bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu, lecz jeśli zdecyduje się na opcję pierwszą będzie mógł co miesiąc dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Reasumując, wszystko zależy od sposobu ujęcia faktury za telefon, który wybierze przedsiębiorca - co jest dla niego wygodniejsze.
Uwaga! Według rozporządzenia Ministra z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów § 4 pkt. 2. Do ewidencji wyposażenia należy dodać wyposażenie ”którego wartość początkowa, w rozumieniu odrębnych przepisów, przekracza 1.500 zł.”

Księgowanie faktury za telefon a jego dalsza odsprzedaż

Niekiedy zdarza się, że przedsiębiorca kupuje telefon od operatora czy sklepu elektronicznego, który nie jest wykorzystywany w działalności z zamysłem dalszej jego odsprzedaży. W takim wypadku księgowanie faktury za telefon odbędzie się w kolumnie 10 “Zakup towarów handlowych i materiałów” w podatkowej księdze. Dzieje się tak ponieważ mimo tego, że telefon “technicznie”  spełnia właściwości środka trwałego nie spełnia warunków wymienionych w art. 22a ust. 1 ustawy o PIT jak np. nie będzie użytkowany powyżej roku gdyż przedsiębiorca zbyje się go od razu jak pojawi się chętny na niego nabywca. Jeśli przedsiębiorca znalazł nabywcę na telefon musi udokumentować jego sprzedaż. Wszak w jaki sposób powinien ją udokumentować? Otóż jeśli nabywcą jest:
  • osoba prywatna - należy zarejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej. Jednakże jeśli przedsiębiorca nie posiada kasy fiskalnej, będzie zobligowany do jej zainstalowania przed dokonaniem tej transakcji. Wynika to z § 4. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z kasy sprzedaż sprzętu telekomunikacyjnego: “zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku: (...) i) sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),
  • osoba prowadząca działalność gospodarczą - należy wystawić zwykłą fakturę VAT lub w przypadku nievatowca Fakturę bez VAT.
Podsumowując, jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na sprzedaż telefonu musi mieć na uwadze jakiemu podmiotowi sprzedaje telefon oraz czy został on wprowadzony do ewidencji środków trwałych firmy. Bowiem przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić dokumentację rzetelnie i w sposób niewadliwy. Zobacz też: