Jakie dane powinien zawierać paragon fiskalny?

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej często wykorzystują w celu jej udokumentowania kasę fiskalną. Jednakże, aby móc udokumentować sprzedaż za pomocą paragonów wystawianych za pomocą kasy fiskalnej czy nawet fiskalizatora paragony te muszą zawierać z góry określone dane. Warto zastanowić się, jakie dane powinien zawierać paragon fiskalny? Odpowiadamy w poniższym artykule!

Czym jest paragon fiskalny?

Otóż, zgodnie art.2 pkt 11 z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28.11.2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania, jako paragon fiskalny uznaje się “(…)wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży”;. Reasumując, paragon fiskalny jest to dokument wydrukowany przez kasę fiskalną czy fiskalizator, który powinien zostać od razu po dokonaniu sprzedaży dostarczony nabywcy.

Jakie dane powinien zawierać paragon fiskalny?

Elementy jakie powinien zawierać paragon fiskalny zostały opisane we wspomnianym rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28.11.2008 r. zgodnie, z którym paragon fiskalny musi zawierać następujące dane:

  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,
  • numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),
  • numer kolejny wydruku,
  • datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży,
  • nazwę towaru lub usługi i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi,
  • ilość i wartość sprzedaży,
  • wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku,
  • wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,
  • łączną kwotę podatku,
  • łączną kwotę należności,
  • kolejny numer paragonu fiskalnego,
  • kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
  • logo fiskalne oraz numer unikatowy kasy,
  • oznaczenie waluty przynajmniej przy łącznej kwocie należności

Wystawienie faktury VAT do paragonu fiskalnego

Przedsiębiorcy często dokonują zakupu na podstawie paragonu fiskalnego, jednakże paragon nie zawsze stanowi odpowiedni dla zakupu dowód księgowy i w celu poprawnego udokumentowania wydatku, przedsiębiorcy proszą wystawcę paragonu, aby wystawił do niego fakturę VAT. Sprzedawca jak najbardziej może się zastosować do jego prośby, bowiem co do zasady sprzedaż na rzecz firm powinna zostać udokumentowana fakturą.

Sytuacja wygląda inaczej w przypadku sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury VAT do paragonu jednakże w przypadku, gdy klient zażąda faktury wówczas jest zobowiązany do jej wystawienia (zgodnie z art. 106 ust. 4 ustawy o VAT). Sprzedawca zgodnie z art. 106i ust. 6 ustawy o VAT ma czas na spełnienie żądania klienta nie później niż:

  • do 15. dnia kolejnego miesiąca, jeżeli zgłoszenie miało miejsce do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty,
  • do 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

W obydwu przypadkach – sprzedaży na rzecz firm i osób prywatnych – jeśli klient zażąda faktury sprzedawca musi ją wystawić na podstawie przyniesionego przez klienta paragonu fiskalnego. Dodatkowo pod kopię wystawionej faktury do paragonu sprzedawca powinien podpiąć paragon, który nabywca zobowiązany jest zwrócić.

Uwaga!

Obowiązek wystawienia faktury do paragonu pojawia się w momencie, gdy klient zgłosi chęć jej otrzymania w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonanie usługi bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Korekta sprzedaży udokumentowanej paragonem fiskalnym

Aktualnie technologia wykorzystywana w kasach fiskalnych/fiskalizatorach nie posiada rozwiązań technicznych umożliwiających przeprowadzenie korekty wystawionego uprzednio paragonu fiskalnego. Zaistniałe korekty, zwroty czy pomyłki należy udokumentować oraz skorygować poza zapisami na kasie poprzez prowadzenie osobnej ewidencji korekt, zwrotów czy oczywistych omyłek. Bowiem przedsiębiorcy są zobowiązani do rzetelnego prowadzenia ewidencji podatkowych odzwierciedlających rzeczywiste zdarzenia gospodarcze. W związku z tym wszelkie udzielone rabaty, błędy czy zwroty towarów muszą zostać odpowiednio ujęte w osobnych ewidencjach. A te powinny zostać prawidłowo ujęte w księgach aby mogła zostać sporządzona prawidłowa deklaracja podatkowa odzwierciedlająca zaistniałe operacje gospodarcze.

Żadne przepisy jednak nie regulują kwestii wyglądu ewidencji korekt, zwrotu czy oczywistych pomyłek, jednakże powinny one zawierać elementy pozwalające na identyfikację zaistniałego zdarzenia:

  • nazwisko (nazwę) podatnika, jego adres (siedzibę) oraz adres punktu sprzedaży,
  • numer identyfikacji podatkowej,
  • logo i numer kasy fiskalnej,
  • numer paragonu, który podlega korekcie,
  • nazwę towaru,
  • przyczynę dokonania korekty wraz z datą jej dokonania,
  • poprzednią wartość sprzedaży, stawki i kwoty podatku,
  • aktualną (po korekcie) wartość sprzedaży, stawki i kwoty podatku.
Uwaga!

Paragony należy przechowywać w sposób nienarażający je na zniszczenie przez okres 5 lat.