Duplikat faktury w ewidencjach księgowych

Czasem się zdarza przedsiębiorcom, że faktura zakupu ulega zniszczeniu bądź gdzieś się gubi. Kiedy już ma miejsce ten pierwszy raz powinniśmy wiedzieć co zrobić w takiej sytuacji. A odpowiedź jest prosta postarać się o uzyskanie duplikatu faktury!

Co powinien zawierać duplikat faktury?

Duplikat faktury powinien zawierać wszystkie dane z pierwotnej faktury. Ponadto wymagane jest dodanie frazy “DUPLIKAT” oraz daty wystawienia “nowego” dokumentu.

Uwaga!

Datą wystawienia duplikatu faktury nie jest data wystawienia oryginału.

Duplikat faktury a podatek VAT

Istnieją sytuacje, w których otrzymanie duplikatu faktury nie powoduje wpływu na bieżący podatek VAT. Zdarza się tak w sytuacji gdy odbiorca zaksięgował fakturę oryginalną przed zniszczeniem czy zaginięciem i wydano mu duplikat. W tym wypadku duplikat faktury służy jako dokument uzupełniający braki w dokumentacji przedsiębiorcy. Natomiast gdy pierwotna faktura nie trafiła do odbiorcy i nie została uprzednio zaksięgowana, przedsiębiorca powinien ją zaksięgować zgodnie z danymi na duplikacie. Podatek VAT rozlicza zgodnie z datą wystawienia duplikatu.

Duplikat faktury jako koszt uzyskania przychodów

Zgodnie z ustawą o VAT duplikat jest fakturą, co oznacza, że ma moc prawną równą pierwotnej fakturze. Jeśli odbiorca dostał wcześniej fakturę pierwotną i ją zaksięgował, duplikat służy tylko uzupełnieniu luk w dokumentacji. Jednak jeśli odbiorca nie miał kontaktu z fakturą pierwotną stosuje się dwa wyjścia:

  1. Jeśli faktura dotyczy bieżącego roku podatkowego, przedsiębiorca księguje dany koszt pod datą wystawienia duplikatu. Dzięki czemu ewidencja nie wpłynie na podatek dochodowy, który jest liczony narastająco i rozliczany ostatecznie na zakończenie roku podatkowego.
  2. Jeśli faktura dotyczy ubiegłego roku podatkowego, należy doksięgować wydatek do grudnia ubiegłego roku. W przypadku gdy przedsiębiorca otrzymał duplikat faktury po złożeniu zeznania rocznego powinien przedstawić w urzędzie korektę deklaracji rocznej.