Samochód osobowy a kilometrówka dla celów PIT

Zdarza się czasem, że przedsiębiorca w ramach działalności gospodarczej potrzebuje się gdzieś się przemieścić np. do księgowej czy do klienta. Przez co często dla samej wygody i mobilności wybiera prywatny samochód osobowy. Ale jak to wygląda w praktyce?

Przypadki zastosowania kilometrówki dla celów PIT

  1. Prywatny samochód osobowy pracownika. Tylko wówczas gdy pracownik wykorzystuje go do celów służbowych (np. przejazdy lokalne czy podróże służbowe). Jednakże w tym przypadku obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zostaje po stronie pracownika.
  2. Prywatny samochód osobowy przedsiębiorcy wykorzystywany do celów działalności jak i prywatnych;
  3. Krótkoterminowy wynajem samochodu osobowego.
Uwaga!
Czynsz od wynajmu samochodu osobowego księgujemy bezpośrednio w pozostałe koszty ponieważ jest on rozliczany w całości, poza limitem kilometrówki.

Kilometrówka dla celów PIT – podstawowe informacje

Prowadzenie kilometrówki dla celów PIT (czyli tzw. ewidencję przebiegu pojazdu) wbrew pozorom jest bardzo proste o ile przedsiębiorca będzie prowadził ją zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o PIT. Kilometrówka dla celów PIT:
“powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.”
Wydatki poniesione w związku z korzystaniem z samochodu osobowego (np. zakup paliwa, ubezpieczenie, rejestracja, zakup potrzebnych płynów) jak i utrzymywania go w stanie zdatnym do użytku (np. przegląd, zakup części samochodowych) można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Aczkolwiek należy pamiętać, że wysokość wydatku, który będzie można zakwalifikować jako koszt w danym miesiącu, jest ograniczona limitem przejechanych kilometrów pomnożonych przez stawkę za 1 km.

Uwaga!
W 2017 r. stawka za 1 km dla samochodu osobowego wynosi:

  • 0,5214 zł, gdy pojemność skokowa silnika wynosi do 900 cm3
  • 0,8358 zł, gdy pojemność skokowa silnika wynosi ponad 900 cm3

Tak więc, kilometrówka dla celów PIT służy do obliczenia faktycznie poniesionych kosztów uzyskania przychodu odliczanych od podatku dochodowego (PIT) zarówno dla podatnika VAT, jak i nievatowca. Więc wszystko jest zależne od tego ile przedsiębiorca pokonał kilometrów w celu działalności gospodarczej.

Kiedy nie korzystamy z kilometrówki dla celów PIT?

Występują przypadki, w których nie stosuje się kilometrówki dla celów PIT. Jednym z nich jest używanie pojazdu ciężarowego powyżej 3,5 tony. Natomiast w przypadku leasingu operacyjnego przedsiębiorca również nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów PIT. Czasem na korzystanie z kilometrówki dla celów PIT wpływa rodzaj opodatkowania wybrany przez przedsiębiorcę. A mianowicie w przypadku stosowania zryczałtowanych form opodatkowania (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, karta podatkowa) przedsiębiorca nie ma obowiązku stosowania kilometrówki dla celów PIT. Bowiem jeśli przedsiębiorca jest ryczałtowcem podatek odprowadza tylko od przychodów nie pomniejszonych o koszty. Natomiast jeśli chodzi o kartę podatkową z góry mamy nałożony podatek do zapłaty. Tak, więc prowadzenie kilometrówki dla celów PIT nie zmieniłoby wysokości podatku należnego do urzędu skarbowego, a co za tym idzie prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu przy wyżej wymienionych opodatkowanych byłoby bezsensowne.