Publiczne środki transportu a koszty uzyskania przychodu

Transport z jednego miejsca do innego jest codziennością życia każdego przedsiębiorcy. Przedsiębiorca stosuje rozmaite sposoby transportu od jazdy samochodem do korzystania z publicznych środków transportu jakim są PKP, PKS czy komunikacja miejska. Ale jak to wygląda w praktyce?

Publiczne środki transportu – BILETY PKP i PKS

W § 3 pkt.. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3.12.2013 r. w sprawie wystawiania faktur przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy, oraz zakres tych danych. Będzie to:

“ Faktura dokumentująca:
4) przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

  1. a) numer i datę wystawienia,
  2. b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
  3. c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  4. d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
  5. e) kwotę podatku,
  6. f) kwotę należności ogółem;

Reasumując można potraktować sam bilet PKP lub PKS jako fakturę jeżeli spełnia powyższe wymagania. Najważniejszym elementem do spełnienia jest aby odległość trasy wynosiła ponad 50 km. Więc, jeśli bilet spełnia wymienione normy, będzie mógł stanowić podstawę do dokonania odliczenia podatku VAT jak również wpisania biletu w koszty działalności gospodarczej.

Uwaga!
Księgowany bilet powinien dotyczyć tylko i wyłącznie działalności gospodarczej, a nie prywatnych podróży. Obowiązkiem podatnika podczas kontroli urzędu skarbowego będzie uzasadnienie poniesionego kosztu. Wobec tego należałoby posiadać dokumenty, które potwierdzają związek podróży podatnika z działalnością gospodarczą.

W przypadku  jeśli nasz bilet nie spełnia wymogów opisanych powyżej będzie potrzebna faktura VAT wystawiona przez naszego sprzedawcę biletu. Faktura będzie podstawą do dokonania rozliczenia wydatku jak i odliczenia podatku VAT. Natomiast jeśli nie uda się uzyskać faktury VAT można  zaksięgować na podstawie biletu (jeśli zawiera dane wymienione w powyższym rozporządzeniu) koszt w formie Faktury bez VAT (w wartości netto).

Komunikacja miejska a podatek VAT

Podczas podróży służbowej przedsiębiorcy często się zdarza korzystać z komunikacji miejskiej. Jest ona tańsza od taksówki czy wynajęcia samochodu. Problemem jest fakt, że długość trasy tramwajowej czy autobusowej często nie przekracza nawet 5-6 km. Z regulacji rozporządzenia w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, par. 12 ust. 3. wynika, że bilet MPK nie stanowi podstawy księgowania wydatku. Paragon również nie. Aby zaliczyć wydatki związane z komunikacją miejską potrzebna będzie faktura VAT od sprzedawcy zakupionego biletu. Wnioskując, jeśli podatnikowi zależy na odliczeniu podatku VAT powinien każdorazowo prosić o wystawienie faktury przy zakupie biletów.

Uwaga!
Bilety jednorazowe powinny zostać odpowiednio udokumentowane w razie kontroli urzędu skarbowego.