Przechowywanie dokumentacji księgowej w firmie

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się  z koniecznością dopełnienia różnych obowiązków. Jednym z nich jest przechowywanie dokumentacji księgowej. Sprawdźmy, jakie dokumenty firmowe należy przechowywać oraz jakie obowiązują terminy ich gromadzenia.

Według art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy o rachunkowości przedsiębiorcę obowiązuje gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych, a także pozostałej dokumentacji objętej ustawą.

Zatem wśród dokumentów firmy, które należy przechowywać powinny się znaleźć przede wszystkim:

  • księgi podatkowe (dla pełnej księgowości – księgi rachunkowe, dla uproszczonej – KPiR),
  • ewidencje,
  • rejestry VAT sprzedaży i zakupów,
  • dowody księgowe,
  • dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury),
  • sprawozdania finansowe.

Miejscem przewidzianym do przechowywania dokumentacji firmy może być jej siedziba, miejsce wykonywania działalności gospodarczej lub oddział firmy. W przypadku przedsiębiorstwa wielozakładowego dokumentacja księgowa powinna się znajdować w każdym zakładzie, chyba że przedsiębiorstwo prowadzi jedną zbiorczą księgę i przechowuje ją w siedzibie firmy, a w poszczególnych zakładach prowadzi co najmniej ewidencje sprzedaży. Jeżeli natomiast firma zleca prowadzenie księgowości do biura rachunkowego lub innego uprawnionego podmiotu dokumenty powinny znajdować się w miejscu określonym w umowie między stronami.

Terminy przechowywania dokumentacji księgowej

Przechowywanie dokumentacji księgowej powinno się odbywać do momentu przedawnienia podatkowego. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe należy przechowywać trwale. Wszelkie dokumenty podatkowe, jak kopie i oryginały faktur VAT, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, kopie wystawionych rachunków (jeżeli podatnik je wystawia lub ma obowiązek ich żądania), a także dokumenty rozliczeniowe z ZUS i dokumenty inwentaryzacyjne, co do zasady należy przechowywać przez okres 5 lat. Natomiast dokumenty dotyczące pracowników, po rozwiązaniu z nimi umowy trzeba zachować przez 50 lat.

Okres przechowywania dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Elektroniczne przechowywanie dokumentacji księgowej

Obecnie istnieje możliwość elektronicznego przechowywania większości dokumentacji firmy z zachowaniem obowiązujących terminów, z wyłączeniem dokumentów dotyczących:

  • przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości,
  • powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów,
  • znaczących umów i pozostałych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki.

Dokumentacja księgowa firmy stanowi podstawę podczas kontroli urzędu skarbowego. Ważne jest, aby przechowywać dokumentację w kolejności chronologicznej oraz w takiej formie, która zabezpiecza treści przed zniszczeniem, czy utratą danych, a także umożliwia wgląd w dowolnym momencie, jeśli zażądają tego organy podatkowe. Przedsiębiorca powinien zatem dopilnować prawidłowego przechowywania dokumentów firmy, jaki i obowiązujących je terminów.