Krajowa podróż służbowa – jak ją rozliczyć ?

Przedsiębiorcy często współpracują z przedsiębiorstwami z innych miejscowości, przez co niekiedy utrudniona jest między nimi komunikacja. Jak wiadomo, ważne sprawy najlepiej omawiać osobiście aby nie było niedomówień oraz czasem po prostu korespondencja mailowa się gubi bądź pod natłokiem innych maili może zostać pominięta. Z tegoż powodu przedsiębiorcy często decydują się odbyć podróż służbową, w celu osobistego spotkania się z kontrahentem.

Diety w podróży służbowej

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów znajdują się “wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra;”

Związku z tym, nawet jeśli przedsiębiorca ma udokumentowany fakturą wydatek na wyżywienie nie będzie mógł go zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w kwocie wyższej niż limit określony na pokrycie wyżywienia pracownika w delegacji. W takim wypadku przedsiębiorca ma obowiązek wyliczyć limit w jakim może wprowadzić wydatek w koszty.

Ważne!

Stawka diety podróżnej w 2017 roku się nie zmieniła, więc nadal obowiązuje stawka z marca 2013 roku czyli przy diecie pełnej – 30zł.

Otóż, jeśli podróż służbowa trwała mniej niż pełną dobę:

  • poniżej 8h dieta nie przysługuje,
  • od 8 do 12h jego dieta wynosi 50% diety pełnej,
  • 12h i więcej – przysługuje mu pełna dieta.

Natomiast jeśli trwała więcej niż jedną dobę:

  • przysługuje pełna dieta za każdy dzień przebywania na wyjeździe służbowym,
  • przysługuje 50% diety za niepełny dzień, na którym przedsiębiorca przebywał nie dłużej niż 8h,
  • przysługuje 100% diety za niepełny dzień przebywania na podróży służbowym, jeżeli trwał dłużej niż 8h.

Przykład 1.

Przedsiębiorca odbył podróż służbową dnia 4 lipca 2017 roku od godziny 12:00 do 6 lipca do godziny 08:00. Związku z tym przysługują mu 2 pełne diety i pół, a co za tym idzie będzie mógł zaliczyć w koszty kwotę nie wyższą niż 75 zł.

Obliczenia:

4 lipca – od 12:00 do 24:00 minęło 12 godzin związku z tym przysługuje mu pełna dieta

5 lipca od 24:00 do 24:00 minął cały dzień więc przysługuje pełna dieta

6 lipca od 24:00 do 08:00 minęło tylko 8 godzin więc przysługuje mu tylko połowa pełnej diety.

Noclegi w podróży służbowej

Przedsiębiorca, odbywający podróż służbową nie może skorzystać z tzw. ryczałtu za nocleg jak to się odbywa w przypadku rozliczeń delegacji pracowniczych. Związku z tym aby mógł zaliczyć wydatek za usługę noclegową czy hotelową będzie musiał odpowiednio udokumentować wydatek fakturą bądź fakturą bez VAT wystawioną na firmę. Jednakże nie będzie mógł odliczyć od poniesionego wydatku podatku VAT (art. 88 ust. 1 pkt. 4 ustawy o VAT). Za to nieodliczony podatek VAT będzie stanowił jego koszt, związku z tym będzie mógł w kosztach firmowych ująć całą kwotę brutto z faktury.

Dojazdy przedsiębiorcy w podróży służbowej

Przedsiębiorca udający się w podróż służbową ma przeogromny wybór jeśli chodzi o środek transportu jakim uda się na miejsce docelowe. Bowiem, jako środek lokomocji może wybrać pociąg, autobus a nawet  samolot – ten środek transportu stał się bardzo powszechny. Jednakże musi to odpowiednio udokumentować np. fakturą, rachunkiem, jak również jako dowód księgowy może posłużyć bilet jeśli zgodnie z § 3 pkt. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3.12.2013 r. w sprawie wystawiania faktur będzie zawierał:

  1. a) numer i datę wystawienia,
  2. b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
  3. c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  4. d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
  5. e) kwotę podatku,
  6. f) kwotę należności ogółem;

oraz dodatkowo pokonana odległość musi być większa niż 50 km.

Kolejnym środkiem transportu z jakiego może skorzystać przedsiębiorca w trakcie podróży służbowej może być samochód stanowiący firmowy środek trwały. Wówczas w takim wypadku, jeśli będzie miał dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie wydatku np. zakup paliwa, bilet parkingowy czy opłata za autostradę itd. będzie mógł ująć je w pełnej kwocie w kosztach firmowych.

Natomiast jeśli przedsiębiorca nie posiada samochodu w majątku firmowym wówczas może się udać w podróż służbową swoim prywatnym samochodem. W takiej sytuacji może rozliczyć poniesione wydatki, związane z eksploatacją pojazdu w trakcie podróży służbowej w limicie kilometrówki dla celów PIT, czyli tzw. ewidencji przebiegu pojazdu, pod warunkiem że zostaną one prawidłowo udokumentowane.

Zobacz też: