Firma w mieszkaniu – rozliczanie mediów

Wielu przedsiębiorców decyduje się na prowadzenie działalności gospodarczej w własnym mieszkaniu, gdyż jest to dla nich wygodne. Dla niektórych przedsiębiorców jednak nie jest to tylko wygoda, ale również generowanie kosztów zmniejszających podatek. Jednakże jakie koszty można ująć w księdze podatkowej związku prowadzeniem działalności w mieszkaniu?

Wydatki na czynsz

Przedsiębiorca, który będzie chciał zaliczyć do kosztów czynsz za mieszkanie będzie musiał liczyć się z tym, że jeśli jest to jego prywatne mieszkanie, a nie firmowe to co do zasady będzie musiał obliczyć współczynnik metrażowy, na którego podstawie będzie ujmował koszty w KPiR. Więc, jeśli przedsiębiorca będzie prowadził działalność w wydzielonej, wyłączonej z użytkowania prywatnego, przestrzeni będzie mógł zaliczyć do kosztów czynsz w wysokości odpowiadającej wspomnianej proporcji. Dodatkowo powinien posiadać dokument potwierdzający wysokość czynszu na podstawie, którego dokonuje obliczeń np. książeczki opłat czy uchwały wspólnoty dotyczącej opłat.

Wydatki dotyczące mediów a firma w mieszkaniu

Inne wydatki związane z bieżącym użytkowaniem mieszkania np. woda, ogrzewania, ścieki, gaz, czyli tzw. “media” również możemy ująć w kosztach firmowych na podstawie współczynnika metrażowego. Jednak należy liczyć się z tym, że poniesione wyżej wymienione wydatki muszą być związane z działalnością. Z tegoż powodu zalecane jest założenie osobnych liczników na wydzieloną część pod działalność aby urząd skarbowy w trakcie kontroli nie zakwestionował ujętych wydatków na media w kosztach firmowych. Dodatkowo na podstawie współczynnika metrażowego trudno będzie określić w jakim stopniu jest zużywana np. woda czy gaz w związku z działalnością.

Wydatki na telefon i internet

Przedsiębiorcy często wykorzystują telefony komórkowe czy stacjonarne w celu komunikacji z klientem czy innymi podmiotami w związku z prowadzoną działalnością. Związku z tym wydatki z tym związane chcą ująć w kosztach firmowych. Jednakże nie jest to proste, gdyż jeśli przedsiębiorca nie ma możliwości obliczenia ile z poniesionych kosztów jest faktycznie poniesione związku z rozmowami służbowymi nie będzie mógł ich ująć w kosztach firmowych. Aby to obliczyć niezbędne będzie podzielenie kosztów na podstawie bilingu czyli tzw. wykazu połączeń telefonicznych. Dodatkowo, jeśli przedsiębiorca posiada telefon w abonamencie i wykorzystuje go tylko do działalności gospodarczej, ale umowa jest podpisana na niego jako osobę prywatną wówczas nie będzie mógł ująć tego wydatku w kosztach uzyskania przychodu.

Identycznie sprawa wygląda w stosunku do wydatków na internet.

Aby móc “bezpiecznie” zaliczyć wydatki poniesione na internet czy telefon w mieszkaniu niezbędne będzie przepisanie umów na firmę. Wówczas będziemy mogli ująć wydatki do kosztów uzyskania przychodu w całości (oczywiście jeśli poniesiony wydatek służył tylko działalności gospodarczej).